任务三 预付款采购

任务场景

公司为了迎合市场上年轻人的喜好，要调整气泡水瓶子的外观，要求供应商济南美优瓶装材料厂根据气泡水瓶子的设计稿按要求准备产品，因为是定制化需求，供应商要求公司先支付50%的货款，具体业务如下：

6月5日，采购员向济南美优瓶装材料厂采购50万个气泡水瓶坯，采购含税单价为1380元/万个；50万个气泡水瓶盖，采购含税单价为350元/万个；因为是定制产品需要预付50%的货款，要求到货时间是6月21日。

6月5日，供应商要求支付预付款，采购专员发起付款申请单，并且记录供应商提供的本次收款的银行账号信息，银行账号是644590888191，开户行是招商银行高新支行。

6月5日，出纳根据付款申请单信息支付款项，付款回单如图3-21所示。

6月21日上午，公司收到济南美优瓶装材料厂发来的50万个气泡水瓶坯和50万个气泡水瓶盖，仓管员验收后统一入库到原材料仓。

6月21日下午，会计收到供应商济南美优瓶装材料厂开出的发票以及期望付款日期为7月7日的通知，采购发票如图3-22所示。

要求相关人员对上述业务在系统中进行处理。

任务准备

公司预付款业务中，主要涉及采购订货、付款申请、付款、账务处理等环节，涉及岗位及业务流程如图3-23所示：

1.采购订货。采购订货是在签订采购合同后，采购员登录系统根据业务需求新增标准采购订单，针对预付款采购，在编制采购订单的时候需要在付款计划中，勾选是否预付。

2.付款。在预付款采购模式下，和供应商协商好预付的确切时间后，采购员提交付款申请，填写清楚期望付款的时间，对方银行账号信息等，以方便后续出纳根据付款申请进行付款。出纳根据付款申请进行付款处理，并编写付款单。

3.采购入库。仓管部门收到货物后，根据订单下推采购入库单，并核对实际到货情况。

4.采购应付确认。收到货物和供应商开具的发票后，会计填制应收单确认应付账款，并且在系统中记录发票信息。

5.应付核销单。应付核销单是由应付付款核销而产生的单据，系统进行了应付付款核销后，会自动产生应付核销单。

6.账务处理。出纳付款、应付确认和应付核销后，会计应及时针对不同业务情况通过凭证生成完成对应的账务处理，并且检查凭证的科目和金额是否正确。

任务实施

1.预付款采购订货

采购专员登录系统，打开采购订单新增页面，单据类型选择“标准采购订单”，根据实训数据录入信息，信息录入完成后，在付款计划页签，单击填写应付比例为50%，勾选是否预付，信息填写无误后单击保存、提交并审核，具体界面如图3-24所示。

2.申请支付采购预付款

采购专员登录系统，打开采购订单列表页面，选择需要预付款的采购订单，下推生成付款申请单（勾选整单转换），根据实训数据录入期望付款日期，确认无误后单击保存、提交并审核，具体页面如图3-25所示。

3.支付采购预付款

出纳登录系统，执行【财务会计】—【出纳管理】—【日常处理】—【付款申请单】命令，打开付款申请单页面，选择采购员提交的付款申请单，单击下推生成付款单（整单转换），根据银行回单填写信息，确认无误后单击保存、提交并审核，具体页面如图3-26所示。

4.支付采购预付财务核算处理

会计登录系统，打开付款单页面，勾选上述步骤生成的付款单，单击生成凭证，查看生成的凭证明细，确认无误后勾选凭证，单击“提交”，具体界面如图3-27所示。

5.采购入库

仓管员登录系统，打开采购订单列表页面，选择到货的采购订单，下推生成采购入库单（勾选整单转换），根据实训数据录入信息，确认无误后单击保存、提交并审核。

6.收到发票，确认应付

会计登录系统，打开采购入库单列表页面，选择发票对应的采购入库单，单击下推生成应付单（整单转换），根据实训数据填写信息，立账类型选择“财务应付”，确认无误后单击保存、提交并审核。

应付单审核完毕后，单击下推选择采购增值税专用发票（分录不合并），根据实训数据录入发票信息和发票号，确认无误后单击保存、提交并审核。

7.应付款财务核算处理

会计登录系统，打开应付单列表页面，勾选上述步骤生成的应付单，单击生成凭证，查看生成的凭证明细，确认无误后勾选凭证，单击“提交”，具体界面如图3-28所示。

8.应付付款核销财务核算处理

会计登录系统，执行【财务会计】—【应付款管理】—【应付付款】—【应付核销单】命令，打开应付核销单页面，勾选自动生成的应付核销单，单击生成凭证，查看生成的凭证明细，确认无误后勾选凭证，单击“提交”，具体界面如图3-29所示。

博约观礼：诚信为本，风险预控——某公司预付款采购风险管控实践

某医疗设备制造商为了确保关键零部件的稳定供应，提前支付了一笔不小的预付款给一家零部件供应商。但令人震惊的是，供应商却将这笔款项挪用于了股票市场的投资，希望以此获取更高的收益。然而，投资失败导致资金无法及时回笼，无法按时交付零部件。这家医疗设备制造商因此面临生产线停滞、订单延误的严重风险。经过一系列调查和协商，制造商最终通过法律手段追回了部分预付款，但整个事件仍对其声誉和客户关系造成了不小的损害。

该公司为了避免再次出现预付款采购的风险，积极整改，采取了一系列风险管控措施。

一、建立供应链风险评估与预警机制

公司成立了专门的供应链风险管理团队，负责对供应链进行定期评估，识别潜在的风险因素，并制定相应的风险应对措施。

通过与供应商建立信息共享机制，公司能够及时了解供应商的财务状况、产能情况、原材料供应等关键信息，从而做出更准确的决策。

二、强化预付款采购的合同管理

在与供应商签订预付款采购合同时，公司明确约定了双方的权利和义务，特别是关于预付款的支付、使用、退款等关键条款。

合同中还包含了风险共担的条款，规定了当供应链出现变动时，双方应共同承担风险，寻求合理的解决方案。

三、建立多元化供应商体系

为了降低对单一供应商的依赖，公司积极开拓新的供应商资源，建立多元化的供应商体系。通过与多个供应商建立合作关系，公司能够在供应链变动时灵活调整采购策略，降低风险。

四、加强诚信合作与沟通

公司注重与供应商建立长期稳定的合作关系，通过诚信经营和优质服务赢得供应商的信任和支持。在供应链变动时，公司积极与供应商沟通协商，共同应对风险，寻求共赢的解决方案。

任务拓展

月初在和供应商谈采购的过程中，具体采购数量信息还未确定，先支付预付款给供应商，月中再做采购，这样的业务场景在系统中如何实现？